管理者如何提高會議效率

    開會、彙報

、情(qing)況(kuang)介(jie)紹(shao)是(shi)管(guan)理(li)者(zhe)開(kai)展(zhan)工(gong)作(zuo)的(de)典(dian)型(xing)環(huan)境(jing)，也(ye)是(shi)他(ta)每(mei)天(tian)必(bi)須(xu)使(shi)用(yong)的(de)工(gong)作(zuo)手(shou)段(duan)。可(ke)是(shi)，即(ji)使(shi)他(ta)很(hen)善(shan)於(yu)分(fen)析(xi)和(he)控(kong)製(zhi)自(zi)己(ji)的(de)時(shi)間(jian)，搞(gao)這(zhe)些(xie)活(huo)動(dong)畢(bi)竟(jing)還(hai)會(hui)占(zhan)去(qu)他(ta)很(hen)多(duo)的(de)時(shi)間(jian)。
　　卓有成效的管理者對開會、彙報、介紹情況應該達到什麼目的，心中可說是一清二楚。他們會問自己道：“我們為什麼要開會?是為了決策?是為了要向有關人員介紹情況，提供信息?還是為了要理清下一步該怎麼幹的思路?”在每次開會、huibaohuojinxingqingkuangjieshaoqian
，tamenhuijianchixianbahuiyidemudekaolvqingchu，bingrangyuhuizheyedounengzhidao。tamenhaihuijianchiranghuiyiweitamensuoyaozuochudegongxianfuwu。
　　在(zai)每(mei)次(ci)開(kai)會(hui)前(qian)
，一(yi)個(ge)講(jiang)究(jiu)效(xiao)率(lv)的(de)管(guan)理(li)者(zhe)總(zong)要(yao)先(xian)說(shuo)說(shuo)明(ming)會(hui)議(yi)所(suo)要(yao)達(da)到(dao)的(de)目(mu)的(de)以(yi)及(ji)應(ying)該(gai)作(zuo)出(chu)的(de)貢(gong)獻(xian)。同(tong)時(shi)，他(ta)還(hai)要(yao)設(she)法(fa)讓(rang)會(hui)議(yi)緊(jin)緊(jin)圍(wei)繞(rao)著(zhe)主(zhu)題(ti)。他(ta)決(jue)不(bu)會(hui)讓(rang)提(ti)供(gong)信(xin)息(xi)的(de)會(hui)議(yi)開(kai)成(cheng)為(wei)一(yi)種(zhong)自(zi)由(you)漫(man)談(tan)、人人可以高談闊論的會議。當然.他也決不會將獻計獻策的會開成由某個人長篇大
　　論發言的會議。相反，他會啟發在座的每個人暢所欲言、獻計獻策。在會議即將結束時，他還會將會議所做出的結論與會前所宣布的會議宗旨聯係起來。
　　當然還有其他一些使會議開得有效的辦法
，比如一個十分明顯
、但卻常被忽略的辦法就是：你可以主持會議，聽取重要的發言;你(ni)也(ye)可(ke)以(yi)參(can)加(jia)會(hui)議(yi)，並(bing)發(fa)表(biao)講(jiang)話(hua)。但(dan)你(ni)不(bu)能(neng)既(ji)主(zhu)持(chi)會(hui)議(yi)，又(you)高(gao)談(tan)闊(kuo)論(lun)。當(dang)然(ran)
，最(zui)重(zhong)要(yao)的(de)一(yi)點(dian)還(hai)是(shi)要(yao)從(cong)一(yi)開(kai)始(shi)就(jiu)把(ba)會(hui)議(yi)的(de)注(zhu)意(yi)力(li)集(ji)中(zhong)在(zai)貢(gong)獻(xian)上(shang)麵(mian)。
　　重視貢獻可以幫助管理者解決麵臨的一個重要問題：可以讓你在一團亂麻似的事務中理出輕重緩急來。以貢獻為主就會給你一條安排事情的原則
，使各項工作獲得一種相關性。
　　重視貢獻還可以使管理者工作中的另一個固有缺陷一—隻關心機構內部的事務，過分依賴其他人——變成為力量的泉源。它可以造就一個能相互配合、共同協作的集體。
　　最後，重視貢獻還可以防止隻關心機構內部的事務。它能幫助管理者(特別是最高層管理者)將注意力從內部事務、內nei部bu工gong作zuo和he內nei部bu關guan係xi上shang轉zhuan移yi到dao外wai部bu去qu，轉zhuan移yi到dao可ke為wei機ji構gou出chu成cheng效xiao的de地di方fang上shang去qu。它ta會hui迫po使shi管guan理li者zhe努nu力li地di去qu與yu外wai界jie進jin行xing直zhi接jie接jie觸chu，不bu管guan這zhe些xie外wai界jie是shi指zhi市shi場chang和he客ke戶hu，還hai是shi某mou個ge社she區qu的de病bing人ren
，或huo是shi政zheng府fu機ji關guan的de各ge類lei外wai圍wei組zu織zhi。
　　因此，重視貢獻也就是重視效率。