當前特種設備使用單位檔案管理存在的問題及解決對策

解決的對策與建議

一、提高認識強化檔案管理的責任感

一是提高認識。“檔案是人類活動的記錄
，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案
，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來”。要充分認識檔案工作的重要性

，把檔案管理工作作為一項經常性、基礎性、安全性的工作常抓不懈
，真正列入議事日程
，做到定期研究、定期分析
、定期檢查。

二是強化法製意識。樹立法製觀念，是做好檔案管理工作的基礎。要在學習《特種設備安全法》
、《檔案法》等國家法律法規上下功夫，使依法管檔意識深入人心。使檔案管理人員做到學法、知法
、懂法

、執法
，提高按法律、規律、程序、製度辦事的自覺性
，解決和杜絕檔案管理可有可無等錯誤思想。

三是增強責任感。單位領導要重視檔案管理工作
，定期檢查、定期調度，掌握檔案管理情況;檔案主管部門要積極主動地向領導彙報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入
，創造良好的檔案管理環境;要經常組織檔案管理人員學習檔案法律法規，樹立檔案工作的責任感
，提高做好檔案管理工作的自覺性。

二

、健全完善檔案管理製度

健全和完善檔案管理製度是做好檔案管理工作的關鍵。檔案管理製度一般包括：檔案的搜集
、整理、歸檔;閱覽
、外借、複製;檔案管理人員的任命
、培訓、調離、交接;監督
、檢查等製度。健全完善的檔案管理製度應該做到以下幾點：

一是科學性、合理性。建立的檔案管理製度必須符合單位特點和特種設備檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。

二是簡明實用。製度必須具有可操作性，以方便實用、簡便易行
、可操作性強為目標
，以便更好地發揮製度的指導和規範作用。

三是堅持檔案管理製度約束的雙向性。既約束領導又約束檔案管理員。

四是堅持製度執行的嚴肅性。檔案管理製度一旦確立，就必須嚴格執行。在製度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰
，充分體現製度的權威性。

總之
，用製度保障檔案收集齊全、整理規範

、歸檔及時、保管安全。

三
、提高檔案管理人員業務素質

檔dang案an管guan理li人ren員yuan是shi連lian接jie檔dang案an與yu利li用yong者zhe的de橋qiao梁liang和he紐niu帶dai
，檔dang案an管guan理li人ren員yuan的de素su質zhi直zhi接jie影ying響xiang到dao檔dang案an管guan理li水shui平ping，影ying響xiang單dan位wei形xing象xiang，甚shen至zhi影ying響xiang單dan位wei的de安an全quan生sheng產chan。所suo以yi

，提ti高gao檔dang案an工gong作zuo者zhe的de素su質zhi，科ke學xue管guan理li檔dang案an，充chong分fen利li用yong檔dang案an服fu務wu安an全quan生sheng產chan。

一是選準配好檔案管理人員。將辦事認真、細心
、勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，要從政治上愛護、生活上關心他們
，鼓勵他們要幹一行、愛一行、zhuanyixing，chongfenjifatamendeqiannenghereqing。zaigangweitiaozhengshi
，yaokaolvdaobaochidanganguanliyuanduiwuwendingdezhongyaoxing，jinliangshaotiaozhengdanganguanlirenyuan
，quebaogaiduiwudezhuanyexing。

二是檔案管理人員要熟悉工作流程。在檔案收集、整理、歸檔
、管理等過程中嚴格把關。需要錄入微機的應及時錄入微機，使利用者通過OA辦公自動化係統方便查
、借閱。

三san是shi加jia強qiang檔dang案an業ye務wu培pei訓xun。既ji要yao選xuan送song檔dang案an管guan理li人ren員yuan參can加jia檔dang案an部bu門men組zu織zhi的de業ye務wu培pei訓xun，又you要yao鼓gu勵li他ta們men自zi學xue檔dang案an管guan理li知zhi識shi，並bing從cong時shi間jian和he經jing費fei上shang給gei予yu保bao障zhang，提ti高gao檔dang案an管guan理li人ren員yuan的de實shi際ji操cao作zuo技ji能neng。

四是組織觀摩學習。采取“請進來教

、走出去學”的(de)辦(ban)法(fa)，請(qing)檔(dang)案(an)主(zhu)管(guan)部(bu)門(men)的(de)業(ye)務(wu)專(zhuan)家(jia)上(shang)門(men)指(zhi)導(dao)
，組(zu)織(zhi)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)人(ren)員(yuan)到(dao)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)先(xian)進(jin)單(dan)位(wei)參(can)觀(guan)學(xue)習(xi)

，實(shi)地(di)觀(guan)摩(mo)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)先(xian)進(jin)經(jing)驗(yan)和(he)具(ju)體(ti)操(cao)作(zuo)技(ji)能(neng)。

四、以規範管理提高檔案質量

一是規範歸檔材料收集工作。嚴格遵守檔案管理製度
，分門別類進行收集，(1)《特種設備安全法》第三十五條規定的內容
，必須收集齊全。即：“(一)特種設備的設計文件、產品質量合格證明、安裝及使用維護保養說明、監督檢驗證明等相關技術資料和文件;(二)特種設備的定期檢驗和定期自行檢查記錄;(三)特種設備的日常使用狀況記錄;(四)特種設備及其附屬儀器儀表的維護保養記錄;(五)特種設備的運行故障和事故記錄。”(2)單位檔案管理規章製度、單位特種設備管理規定
、特種設備管理會議紀要等。(3)檔案管理人員任命、離任
、調整、交接等方麵的文件
、手續等。(4)使用單位監督檢查記錄、違章處理記錄等。

二是規範檔案整理工作。要嚴格按照特種設備檔案管理要求進行整理，做到組卷合理
、案卷內文件排列有序
、案卷標題簡明、保管期限準確，案卷封麵、卷內文件目錄、案卷裝訂結實美觀。

三是規範檔案管理工作。檔案實行集中統一管理，方便檔案的保管和利用;要積極改善檔案保管環境和物質條件
，全麵配置防火、防盜

、防黴、防蛀
、防潮等安全保管設備。

四(si)是(shi)采(cai)用(yong)信(xin)息(xi)化(hua)手(shou)段(duan)管(guan)理(li)檔(dang)案(an)。信(xin)息(xi)化(hua)是(shi)當(dang)今(jin)社(she)會(hui)發(fa)展(zhan)的(de)大(da)趨(qu)勢(shi)，它(ta)對(dui)檔(dang)案(an)工(gong)作(zuo)提(ti)出(chu)了(le)新(xin)的(de)要(yao)求(qiu)，特(te)種(zhong)設(she)備(bei)使(shi)用(yong)單(dan)位(wei)應(ying)充(chong)分(fen)運(yun)用(yong)當(dang)代(dai)科(ke)技(ji)新(xin)成(cheng)果(guo)和(he)管(guan)理(li)新(xin)手(shou)段(duan)
，特(te)別(bie)是(shi)信(xin)息(xi)管(guan)理(li)係(xi)統(tong)、OA辦公軟件等，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。

五、強化檔案監督交接工作

檔(dang)案(an)的(de)交(jiao)接(jie)工(gong)作(zuo)是(shi)一(yi)項(xiang)嚴(yan)肅(su)認(ren)真(zhen)的(de)工(gong)作(zuo)

，做(zuo)好(hao)檔(dang)案(an)交(jiao)接(jie)工(gong)作(zuo)

，不(bu)僅(jin)是(shi)明(ming)確(que)檔(dang)案(an)人(ren)員(yuan)責(ze)任(ren)，維(wei)護(hu)檔(dang)案(an)安(an)全(quan)完(wan)整(zheng)


，確(que)保(bao)檔(dang)案(an)工(gong)作(zuo)連(lian)續(xu)不(bu)斷(duan)有(you)序(xu)進(jin)行(xing)的(de)需(xu)要(yao)
，而(er)且(qie)也(ye)是(shi)《特種設備安全法》、《檔案法》及《檔案法實施辦法》等法律法規賦予檔案人員的職責。檔案交接必須按照《檔案管理製度》規gui定ding實shi施shi監jian督du交jiao接jie
，檔dang案an監jian督du交jiao接jie工gong作zuo對dui檔dang案an交jiao接jie起qi著zhe鑒jian證zheng和he監jian督du作zuo用yong。因yin此ci
，無wu論lun是shi特te種zhong設she備bei檔dang案an機ji構gou負fu責ze人ren交jiao接jie
，還hai是shi具ju體ti負fu責ze檔dang案an保bao管guan人ren員yuan的de交jiao接jie，都dou必bi須xu安an排pai專zhuan人ren負fu責ze監jian督du交jiao接jie。檔dang案an監jian督du交jiao接jie人ren員yuan要yao認ren真zhen履lv行xing職zhi責ze，堅jian持chi原yuan則ze
，按an程cheng序xu辦ban理li。檔dang案an管guan理li人ren員yuan交jiao接jie
，可ke由you檔dang案an機ji構gou負fu責ze人ren監jian督du交jiao接jie;檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監督交接。交接雙方在監督交接人員的監督之下認真做好移交
、接收工作，做到賬物相符，手續齊全，並要在交接文書上注明交接時間、地點和監交人
、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等。移交文書一式3份
，移交人、接收人各執一份
，單位存檔一份。交接工作結束之後，移交人
、接收人
、監交人應在移交文書上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

六
、加強檔案監督

一(yi)是(shi)對(dui)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)人(ren)員(yuan)的(de)監(jian)督(du)。檔(dang)案(an)管(guan)理(li)人(ren)員(yuan)必(bi)須(xu)具(ju)備(bei)較(jiao)高(gao)的(de)政(zheng)治(zhi)素(su)質(zhi)，要(yao)有(you)高(gao)度(du)的(de)政(zheng)治(zhi)責(ze)任(ren)心(xin)和(he)全(quan)心(xin)全(quan)意(yi)為(wei)人(ren)民(min)服(fu)務(wu)的(de)精(jing)神(shen)，熱(re)愛(ai)檔(dang)案(an)工(gong)作(zuo);較強的業務素質
，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規;jiaoshendewenhuasuyang，yaoyoujiaogaodewenhuazhishi，nengzongjiehefenxiliyongdanganguanligongzuozhongdejingyanyuwenti，congzhongzhangwoliyonggongzuodeguilv。yinci，duidanganguanlirenyuanshishibannianheniandukaohe，zhongdiankaohetamendedenengqinjihegongzuozhiliang，cujintigaodanganguanlishuiping。

二是對檔案定期檢查。定期檢查檔案的分類
、組卷、排列、編頁、案卷目錄
、裝訂
、移交等操作規程。重點查看檔號、案卷標題是否規範;是否有案卷卷內目錄;案卷內容是否齊全等。

三是監督製度實施情況
，特別是監督閱覽製度、外借製度、複製製度、監交製度等是否得到落實。對借閱的檔案逾期不還、丟失
、破損或發生失竊
、泄密事件的，應依法嚴肅查處。

(作者單位：山東省特種設備檢驗研究院泰安分院)